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Configuración haciendo un click sobre el icono de perfil (esquina superior derecha de la pantalla) y presionando el botón
Configuración.
Configuración de los prefijos de cuentas
Haz click sobre el enlace
Cuentas Contables.
Se mostrará la pantalla
Configuración de la exportación a A3.
Primero de todo deberás indicar el
código de la empresa que tienes asignado en A3. Toda empresa en A3 se identifica por un código numérico, y deberás introducirlo en el campo "
Código de la empresa" para que Contasimple Ireland pueda exportar la información asociándola a esa empresa.
Luego pon el
número de dígitos que deseas que tengan tus cuentas contables.
Configuración de los prefijos de cuentas
En el apartado "
Prefijos" te salen los 3 primeros dígitos de las cuentas contables ya predefinidas utilizadas en compras y ventas. Igualmente se pueden modificar introduciendo el nuevo valor en el campo de texto al lado de cada cuenta y clickando el botón "
Guardar" .
Configuración de los números de cuenta para las cuentas genéricas
Más abajo en la pantalla encontramos la configuración de los
Números de Cuenta.
En el apartado
Cuentas por defecto, podrás cambiar los números de las cuentas genéricas, relacionadas con compras y ventas. En este apartado podrás modificar los dígitos del cuarto dígito en adelante. Por defecto te sale todo 0, tal como muestra la imagen. Pero es posible modificarlo clickando en cada una de las cuentas, y finalmente clickando en el botón
Guardar.
Configuración de los números de cuenta para las cuentas de clientes y proveedores
En el apartado
Clientes y Proveedores, podrás configurar las cuentas de todos tus clientes y proveedores que tengas creados en Contasimple Ireland. Clicka en el botón
Configurar números de cuenta tal como te muestra la imagen:
Al clickar te saldrá todo el listado de clientes y proveedores que tengas creados y podrás asignarles el número de cuenta. Los proveedores te saldrán tres veces, como proveedor, como acreedor y como proveedor de inmovilizado, tal y como muestra la imagen siguiente:
De cara a rellenar los números de cuenta, tienes cuatro opciones:
- Clickar en Rellenar automáticamente y guardar para que el programa te asigne un número incremental a cada cliente o proveedor.
- Si lo deseas puedes indicar el número de cuenta manualmente para cada elemento, debiendo clickar sobre Guardar para guardar las modificaciones.
- Para clientes que gestionabas con A3 previamente a utilizar Contasimple Ireland puedes importar los números de cuenta de sus clientes y proveedores desde Excel, exportado previamente dicho listado desde A3, para así asegurarte que se siguen utilizando los mismos números de cuenta
- Puedes optar por no indicar los números de cuenta en esta pantalla, y desde la pantalla de exportación indicar que te los genere automáticamente para todo nuevo clientes o proveedor.
Si optas por utilizar la opción de importar los números de cuenta desde Excel, primero de todo deberás sacar un listado en formato Excel desde A3 que contenga el NIF y número de cuenta de los clientes a configurar. Una vez tengas dicho archivo Excel debes clickar sobre el botón Importar archivo Excel y se te abrirá la siguiente pantalla:
Podrás subir el archivo en formato Excel y seguir los pasos que te aparezcan por pantalla para su importación.
Configuración de los números de cuenta para los métodos de pago
En el apartado de
métodos de pago, puedes configurar las cuentas de los métodos de pago que tengas creados en Contasimple Ireland. Clicka en el recuadro Configuración tal como muestra la imagen:
Te saldrán los métodos de pago y podrás usar las mismas opciones para guardar estas cuentas contables, que en el apartado
Clientes y Proveedores: Rellenar automáticamente y guardar o poner las cuentas a mano y guardarlas.
¿Cómo generar el archivo para su traspaso a A3?
Antes de proceder, recuerda que A3 necesita también de cierta configuración específica para trabajar en conjunción con Contasimple Ireland, para más información consulta el apartado de
Configuración de A3 de éste mismo documento.
Una vez configuradas todas las cuentas contables, puedes proceder a generar el archivo para su importación en el programa A3. Para ello, puedes acceder de dos formas distintas:
Accede al módulo de Contabilidad clickando sobre la pestaña de
Contabilidad en el menú de la parte superior de la pantalla.
Selecciona la opción
Exportar, tal como te muestra la imagen:
O bien, accede a la pantalla de exportaciones desplegando el menú de la parte superior y haciendo click sobre
Exportar:
Una vez en la pantalla, haz click sobre la
Exportación A3 Wolters Kluwer.
Se te abrirá la pantalla de
Selección de información a Exportar.
Aquí podrás seleccionar el tipo de información que quieres exportar, el rango de fechas para el cual realizar la exportación y si deseas realizar una exportación de toda la información disponible para el rango de fechas seleccionado o únicamente aquella que no haya sido exportada previamente.
Es importante remarcar que, dado que en formato de enlace con A3 no nos deja asociar los pagos y cobros a sus respectivas facturas, éstos aparecerán en A3 como asientos individuales pero no asociados a dichas facturas.
Por otra parte, Contasimple Ireland asume que todos los tickets o facturas simplificadas se encuentran pagados en el momento de su compra, y no permite al usuario indicar el método de pago utilizado en el momento de contabilizarlos, pero desde ésta pantalla se puede escoger un método de pago al que asociar todos los pagos de los gastos. Si el cliente no ha pagado todos los gastos de la misma forma, recomendamos crear un método de pago específico para asociar el pago de los gastos y posteriormente, desde A3, asociarlos al método de pago apropiado conforme el cliente os vaya aclarando cómo los ha pagado.
Muchas gestorías se encuentra que ellas mismas generan las nóminas de los usuarios de Contasimple Ireland, y que posteriormente éstos las contabilizan en el programa, por consiguiente, dicha información ya se encuentra en A3 y no interesa exportarla, por ese motivo por defecto aparece desmarcado el campo de
No traspasar los gastos de personal (cuentas 640 y 642), pero se puede marcar en caso de interesar.
Si no se ha realizado la asignación de cuentas para los clientes y proveedores explicada al principio del documento, o si el usuario ha creado nuevos clientes o proveedores desde la última vez, recomendamos marcar la casilla
Generar automáticamente números de cuenta para los nuevos clientes y proveedores, para que el propio programa les asigne un número de cuenta automáticamente y así no vayan a parar a la cuenta genérica.
La sección titulada
Selecciona el periodo de fechas a exportar, es la última sección antes de generar el traspaso de contabilidad.
Primero de todo deberás seleccionar el rango de fechas para el cual exportar la contabilidad, pudiendo seleccionar un año entero, un trimestre o una fecha concreta.
Por último, se deberá seleccionar también qué tipo de exportación se desea realizar:
- Una Exportación Completa (te exportará todos los datos del período seleccionado).
- Una Exportación Incremental (sólo te exporta los datos del período seleccionado que no hayan sido exportados previamente).
Finalmente clicka sobre
Traspasar contabilidad para generar el fichero de exportación:
Si todo ha ido bien se te mostrará el siguiente mensaje:
Clickando en el enlace con el texto “
aquí”, o accediendo a la pantalla del listado de exportaciones desde
Configuración → Exportaciones, se te mostrará el listado de todas las exportaciones de información solicitadas, y si ésta ha finalizado podrás descargártela haciendo click en el botón de descarga.
Se te descargará un archivo comprimido en formato ZIP que contendrá en su interior lo siguiente:
- Un archivo de nombre SUENALCE.DAT para su importación a A3.
- Si el programa detecta que algún asiento requiere ser revisado manualmente por el gestor creará también un archivo de nombre Mensajes de aviso.txt con la lista de asientos a revisar y una breve explicación del motivo. La siguiente imagen muestra un ejemplo del contenido de dicho archivo:
Es importante remarcar que el formato de importación con A3 nos permite importar facturas nuevas o crear asientos contables nuevos, pero no nos permite modificar aquellas facturas o asientos ya creados, de manera que si el cliente modifica una factura o gasto ya exportado se avisará en éste archivo al gestor para que traspase manualmente dichos cambios a A3.
Llegados a éste punto, ya sólo queda importar el fichero de nombre SUENLACE.DAT al programa
a3ASESOR eco o
a3ASESOR con y repasar el fichero de avisos y actuar en cada uno como convenga.
Configurar las cuentas a tener en cuenta para el cálculo de impuestos
Al registrar una factura en Contasimple Ireland, los usuarios deben indicar un tipo de ingreso o gasto, que corresponde con un una cuenta del Plan General Contable. Sin embargo, el listado de cuentas que se le presentan es un subconjunto del PGC, preseleccionado por nuestro equipo con las cuentas más comunes para la mayoría de usuarios, para evitar que éstos se saturen con el PGC completo.
Este PGC personalizado contiene unas pocas subcuentas creadas por nuestro equipo para facilitar la clasificación de los ingresos y gastos, como son:
VENTAS
- 7098. Otras prestaciones de servicios.
- 7099. Otras ventas de mercaderías.
COMPRAS
- 6099. Otros aprovisionamientos.
- 6231. Servicios de profesionales sin alta en act. Económicas (cursos, conferencias, etc.).
- 6291. Comunicaciones (ADSL, móvil, etc.)
- 6292. Viajes, estancias y desplazamientos.
- 6293. Material de oficina.
- 6294. Material informático.
- 6295. Gastos de manutención del autónomo pagados electrónicamente.
Por defecto,
a3ASESOR no recoge esas cuentas personalizadas a la hora de confeccionar los impuestos, por lo que es necesario acceder a la configuración de
a3ASESOR e indicarle que debe recoger dichas cuentas para el cálculo del IRPF, ello puede hacerse desde la pantalla de
Tablas → Conceptos/Plan Contable:
En dicha pantalla hay que seleccionar la opción
Conceptos para IRPF y el concepto
Otros gastos fiscalmente deducibles u Otros ingresos (según corresponda), como muestra la siguiente captura de pantalla:
Desde esas pantallas, para añadir una nueva cuenta, clickaremos sobre el icono
, escribimos el número de cuenta a incluir para el IRPF y clickaremos sobre el icono
, tal como muestra la captura de pantalla siguiente. Habría que repetir el proceso para todas las cuentas a añadir.
¿Cómo se importa el fichero en el programa A3?
Una vez generado el fichero de nombre SUENLACE.DAT desde Contasimple Ireland, deberás extraerlo del archivo ZIP descargado en una carpeta cuyo nombre no contenga espacios ni tenga una ruta muy larga. Por ejemplo, en
C:\Exportacion.
Para importar dicho fichero en
a3ASESOR, debes abrir el programa y acceder al siguiente pantalla:
Utilidades → Importar Exportar/Enlace Contable
Se te abrirá una pantalla como la siguiente, en la que tendrás que escoger la carpeta en la que has descomprimido el archivo ZIP descargado en el punto anterior (si has seguido nuestro ejemplo, deberías escoger aquí la carpeta C:\Exportacion)
y en el desplegable del "fabricante del suenlace" tendrás que seleccionar la opción
Otros.
Incluso podrás comprobar si el fichero de enlace es correcto, pulsando el botón
situado en la parte superior de la ventana.