 |
Tutorial para la creación de Nuevos usuarios |
Video tutorial: Cómo gestionar usuarios en Contasimple Ireland.
Te recomendamos que visualices los videos en Alta definición.
Introducción
La creación de nuevos usuarios te permite dar acceso a tu empresa a distintos trabajadores, los cuales podrán acceder con sus propias credenciales y con un rol específico que tú mismo
escogerás a la hora de crear el usuario. De esta manera, varias personas podrán trabajar de manera simultánea sobre la misma empresa sin necesidad de tener que compartir un mismo correo y contraseña.
IMPORTANTE: La creación de nuevos usuarios tiene un coste extra por cada usuario, pero actualmente esta funcionalidad está en fase BETA y se ofrece temporalmente sin cargo alguno.
Cómo crear nuevos usuarios
La creación de nuevos usuarios se realiza desde la pantalla de
Gestión de usuarios, a la cual puedes acceder de manera rápida desde la opción
Nuevo usuario del menú superior derecho.
La creación de nuevos usuarios se realiza enviando una invitación a cada usuario que deseas que forme parte de tu empresa. Estos usuarios pueden estar dados ya de alta en el programa o ser usuarios
que todavía no tienen una cuenta. En ambos casos, podrán aceptar la invitación y se les dará acceso a tu empresa como se describe más adelante. A continuación se describen los pasos que hay que seguir
para poder crear un nuevo usuario:
1
Haz click en el botón de Nuevo usuario.
2
Se abrirá una nueva ventana donde deberás introducir la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres invitar, así como el rol que este usuario tendrá en tu empresa.
El rol de usuario indica la función que tendrá ese usuario dentro de la empresa y puede ser uno de los siguientes:
-
Administrador: Este tipo de usuario actuará como propietario de la empresa y tendrá acceso a todas las funcionalidades que haya disponibles dentro de la misma.
-
Empleado: Este tipo de usuario actuará como empleado de la empresa y tendrá acceso a todas las funcionalidades relativas a las gestión de la empresa, pero no podrá:
- Dar acceso a la empresa a otros usuarios.
- Activar/desactivar el acceso a la empresa para un usuario.
- Eliminar la empresa.
- Acceder a la pantalla de Gestión de usuarios.
-
Gestor: Este usuario tiene los mismos privilegios que los usuarios de tipo Empleado, y su única diferencia está en su significado. El usuario de tipo Gestor representa a un usuario externo a la empresa al que se le ha dado acceso a la misma para que ayude con la gestión de la contabilidad e impuestos (sólo se permite un usuario de este tipo por empresa).
-
Usuario de control horario: Este tipo de usuario sólo podrá acceder a la empresa para registrar su jornada laboral y sólo tendrá acceso a esta funcionalidad. No podrá ver la facturación, la contabilidad ni acceder a ningún otro módulo distinto del de Registro de la jornada laboral.
A continuación, haz click en el botón de Crear. Se enviará una invitación al usuario informándole de que le invitas a formar parte de tu empresa.
Hasta que el usuario no acepte la invitación no empezará a trabajar en la misma.
En el caso de que el usuario ya tenga una cuenta en el programa, la invitación le llegará a través de un mensaje dentro del propio programa (de tipo notificación). En el caso de que todavía no haya creado una cuenta, recibirá un correo
electrónico a través del cual, entrando al programa, podrá aceptar la invitación y empezar a trabajar en la empresa.
3
Después de enviar la invitación, ésta se mostrará en la tabla de Invitaciones pendientes de aceptar. Desde aquí podrás reenviar la invitación o eliminarla.
Aceptar invitación desde notificación del programa
Cuando te envían una invitación a la dirección de correo electrónico que utilizas para acceder al programa, la invitación debe ser aceptada desde dentro del propio programa, ya que se recibe mediante notificación.
Para aceptarla, sigue los siguientes pasos:
1
Haz click en el menú superior derecho y a continuación abre el listado de notificaciones como se muestra en la siguiente imagen:
2
Abre la notificación:
3
Haz click en el botón de Aceptar:
4
A continuación serás redirigido a una página en la que se procesará la invitación a la empresa.
5
Una vez que la invitación ha sido aceptada, aparecerá un mensaje informándote de ello y ya podrás empezar a trabajar con la nueva empresa. Para ello, dirígete a la pantalla
de Gestión de empresas desde el enlace que se muestra en la imagen:
O bien selecciona la empresa desde el listado de empresas del menú superior derecho:
Aceptar invitación desde correo electrónico
Cuando te envían una invitación a una dirección de correo que no es la que utilizas para acceder al programa, puedes aceptar la invitación de dos maneras distintas, bien utilizando una
cuenta existente (si ya tienes acceso al programa con una dirección de correo distinta a la de la invitación) o bien registrándote como nuevo usuario.
A continuación se describe cómo aceptar la invitación en ambos casos:
Aceptar la invitación con una cuenta existente
1
En primer lugar, abre el correo que has recibido con la invitación y haz click en el botón de Aceptar.
2
A continuación, se abrirá la página de aceptar la invitación. Haz click sobre la opción de Aceptar con cuenta existente.
3
Se te redirigirá a la pantalla de login, donde deberás introducir tus credenciales de acceso.
4
Una vez que entres en el programa, la invitación se aceptará automáticamente y se iniciará sesión en la empresa a la que has sido invitado para que puedas empezar a trabajar con ella, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
Aceptar la invitación con una cuenta nueva
1
En primer lugar, abre el correo que has recibido con la invitación y haz click en el botón de Aceptar.
2
A continuación, se abrirá la página de aceptar la invitación. Haz click sobre la opción de Aceptar con cuenta nueva.
3
Se te redirigirá a la pantalla de registro, donde deberás darte de alta como usuario. Puedes hacerlo introduciendo tu usuario/contraseña o bien registrándote con tu cuenta de Google o Facebook.
4
Una vez completado el registro, la invitación se habrá aceptado automáticamente. Ahora sólo te queda iniciar sesión en el programa para empezar a trabajar con la empresa.
Configuración del acceso de los usuarios a la empresa
Desde la pantalla de
Gestión de usuarios puedes configurar el acceso de los usuarios a tu empresa, desactivando su acceso temporalmente, volviéndolo a activar o eliminándolo por completo.
Además, podrás modificar el rol del usuario dentro de la empresa en cualquier momento. Para realizar estas acciones, sigue los siguientes pasos:
1
Accede a la pantalla de configuración desde el menú superior derecho
2
Haz click sobre la sección de Usuarios del menú
3
Una vez en la pantalla de
Gestión de usuarios, se muestra un listado de todos los usuarios con acceso a la empresa. En este listado aparecen las siguientes columnas:
- Acceso a la empresa: Indica si el usuario tiene el acceso a la empresa activado o desactivado
- Estado usuario: Indica si el usuario está activo o ha sido desactivado
- Email usuario: El email que el usuario utiliza para acceder al programa
- Nombre: Si el usuario configura sus datos personales, en este campo aparecerá su nombre
- Apellidos: Si el usuario configura sus datos personales, en este campo aparecerán sus apellidos
- Rol: El rol que el usuario tiene en tu empresa
- Operaciones: Columna con las distintas operaciones que puedes realizar sobre el acceso del usuario en tu empresa
4
Dentro de la columna de operaciones, se pueden realizar las siguientes acciones:
- Editar rol: Permite editar el rol del usuario dentro de la empresa
- Desactivar acceso: Se desactiva temporalmente el acceso del usuario a la empresa para que no pueda seguir utilizándola
- Activar acceso: Se vuelve a activar el acceso del usuario a la empresa
- Eliminar acceso: Se elimina el acceso del usuario a la empresa definitivamente. Para que pueda volver a utilizarla, debes invitarlo de nuevo
Acceso concurrente al programa
De acuerdo a nuestra política de licencia, cada persona que use el programa tiene que tener contratado su propio usuario, el cual le dará acceso simultáneo tanto a los dispositivos de escritorio (web/desktop)
como a los dispositivos móviles.
El acceso concurrente de dos personas distintas con las mismas credenciales de acceso sobre un mismo tipo de dispositivo (por ejemplo intentar acceder desde el navegador web o aplicación de escritorio a la vez) no está permitido.
En el siguiente ejemplo, se describe el caso de dos trabajadores que acceden al programa a la vez y ambos utilizan el mismo usuario y contraseña para acceder:
1
El primer usuario accede con sus credenciales para utilizar el programa desde un navegador web (o mediante la aplicación de escritorio)
2
Otro usuario, con las mismas credenciales, accede desde otro navegador web (o mediante la aplicación de escritorio)
3
Si el usuario del paso 1 intenta navegar a otra pantalla del programa, no podrá seguir utilizándolo, ya que otro usuario ha accedido con las mismas credenciales desde el mismo tipo de dispositivo, como se muestra
en la siguiente imagen:
Para evitar este error, cada usuario debe tener sus propias credenciales de acceso e ir proporcionándoles acceso individual a cada empresa como se ha explicado a lo largo de este tutorial, de manera que puedan trabajar de forma simultánea, cada
uno con sus credenciales de acceso propias.